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Version: 1. Juli 2025
Datenschutzrichtlinie für Mitarbeitersuche und -einstellung mit Teamtailor:
Die Dienste zur Verwaltung und Bearbeitung von Bewerbungen sowie zur Vereinfachung des Rekrutierungsprozesses („Dienste“) werden über die Teamtailor-Plattform im Auftrag der Axpo Gruppe („Verantwortlicher“, „wir“, „uns“ usw.) bereitgestellt. Die über die Teamtailor-Plattform erhobenen personenbezogenen Daten werden eigenständig von den folgenden Verantwortlichen verarbeitet:
- Axpo Services AG agiert als eigenständiger Verantwortlicher für die Veröffentlichung eigener Stellenangebote, die Kandidatensuche und -vorauswahl sowie die Nachverfolgung von Bewerbungen.
- Axpo Services AG agiert ebenfalls als eigenständiger Verantwortlicher für bestimmte Stellenangebote lokaler Axpo-Gruppengesellschaften, soweit sie die Zwecke und Mittel der Verarbeitung innerhalb ihres Verantwortungsbereichs bestimmt, um zentrale Unterstützung bei der Personalbeschaffung zu leisten. Diese Rolle umfasst die Konfiguration und Verwaltung der Teamtailor-Plattform sowie Unterstützungsaktivitäten wie die Veröffentlichung von Stellenangeboten, die Kandidatensuche und -vorauswahl sowie die Nachverfolgung von Bewerbungen.
- Jede lokale Einheit, die für eine spezifische Stelle verantwortlich ist, agiert als eigenständiger Verantwortlicher. Diese Einheiten legen die Zwecke und Mittel des jeweiligen Rekrutierungsprozesses fest und sind vollständig dafür verantwortlich, die geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten und Anfragen von betroffenen Personen zu beantworten.
Eine vollständige Liste der Axpo-Gruppengesellschaften finden Sie unter:
https://www.axpo.com/group/en/about-us/axpo-group/subsidiaries.html
und im aktuellen Geschäftsbericht der Axpo Holding AG:
https://www.axpo.com/annual-report
- Teamtailor AB agiert als Auftragsverarbeiter im Auftrag der Axpo-Gesellschaften und stellt die Technologieplattform zur Verwaltung von Bewerbungen und Rekrutierungsprozessen bereit, soweit dies erforderlich ist, um Ihre Bewerbungsunterlagen im Zusammenhang mit der zu besetzenden Stelle zu prüfen und im Erfolgsfall die Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses vorzubereiten. Teamtailor verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Weisung der Verantwortlichen gemäß einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Artikel 28 DSGVO.
Es ist wichtig, dass sich die Personen, die den Dienst nutzen („Nutzer“), sicher fühlen und darüber informiert sind, wie wir ihre personenbezogenen Daten im Rekrutierungsprozess verwenden. Wir bemühen uns, den höchstmöglichen Standard beim Schutz personenbezogener Daten einzuhalten. Wir verarbeiten, verwalten und nutzen die personenbezogenen Daten der Nutzer gemäß dieser Datenschutzrichtlinie („Datenschutzrichtlinie“).
1. Allgemeines
Teamtailor AB (im Folgenden „Teamtailor“) ist der Auftragsverarbeiter im Sinne der derzeit geltenden Datenschutzgesetze. Wo im Folgenden „wir“ oder „uns“ erwähnt wird, beziehen wir uns auf Teamtailor. Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden zum Zweck der Verwaltung und Bearbeitung der Rekrutierung von Mitarbeitern für unser Unternehmen verarbeitet.
- Axpo Services AG (mit Sitz in der Parkstrasse 23, 5400 Baden, Schweiz) agiert als eigenständiger Verantwortlicher für die Rekrutierungsprozesse, die sie direkt in Bezug auf ihre eigenen Stellenangebote initiiert und verwaltet. Dies umfasst die Veröffentlichung von Stellenangeboten, die Bewertung von Kandidaten und die Entscheidungen über Beschäftigungsbedingungen.
- Axpo Services AG kann auch mit lokalen Axpo-Gruppengesellschaften bei spezifischen Rekrutierungsprozessen zusammenarbeiten, z. B. durch Unterstützung bei der Veröffentlichung von Stellenangeboten, der Vorauswahl von Kandidaten oder der Teilnahme an gemeinsamen Interviews. In solchen Fällen agiert jede beteiligte Einheit als eigenständiger Verantwortlicher für die von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten und die von ihr getroffenen Entscheidungen. Axpo Services AG bleibt ausschließlich für die Datenverarbeitung und Entscheidungen innerhalb ihres eigenen Verantwortungsbereichs verantwortlich, während jede lokale Einheit die volle Verantwortung für ihre eigenen Bewertungen und Einstellungsentscheidungen behält.
Zusätzlich bietet Axpo Services AG zentrale technische Verwaltung und Unterstützung für die von der Axpo Gruppe genutzte Teamtailor-Rekrutierungsplattform.
- Jede lokale Axpo-Gruppengesellschaft, die für eine spezifische Stelle verantwortlich ist, agiert als eigenständiger Verantwortlicher für den Rekrutierungsprozess im Zusammenhang mit dieser Stelle. Dazu gehört die Festlegung der Stellenanforderungen, die Bewertung der Kandidaten und die Festlegung der Beschäftigungsbedingungen. Wenn der Prozess eine Zusammenarbeit mit Axpo Services AG umfasst, behält jede Partei ihren Status als eigenständiger Verantwortlicher für ihre jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten.
Eine aktuelle Liste der Axpo-Gruppengesellschaften finden Sie unter:
https://www.axpo.com/group/en/about-us/axpo-group/subsidiaries.html
und im aktuellen Geschäftsbericht der Axpo Holding AG:
https://www.axpo.com/group/en/investor-relations/annual-results-2024.html
2. Erhebung personenbezogener Daten
Wir sind verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die der Benutzer den Diensten zur Verfügung stellt, oder für die personenbezogenen Daten, die wir auf andere Weise im Zusammenhang mit den Diensten erheben.
Wann und wie erheben wir Daten?
Wir erheben personenbezogene Daten über Benutzer, wenn diese Folgendes tun:
- Eine Bewerbung über den Dienst einreichen oder auf andere Weise personenbezogene Daten über sich hinzufügen, z. B. durch die Nutzung einer Drittquelle wie Facebook oder LinkedIn;
- Den Dienst nutzen, um mit unseren Mitarbeitern in Kontakt zu treten, und dabei personenbezogene Daten über sich selbst hinzufügen, sei es direkt oder durch die Nutzung einer Quelle wie Facebook oder LinkedIn;
- Identifizierbare Daten im Chat bereitstellen (bereitgestellt über die Webseite, die diesen Dienst nutzt), sofern diese Daten für den Bewerbungsprozess relevant sind.
Wir erheben Daten von Drittparteien, wie Facebook, LinkedIn und anderen öffentlich zugänglichen Quellen. Dies wird als „Quellenauswertung“ bezeichnet und kann durch unsere Mitarbeiter manuell oder automatisch im Dienst erfolgen.
In einigen Fällen können bereits im Unternehmen beschäftigte Mitarbeiter Empfehlungen für potenzielle Bewerber aussprechen. Solche Mitarbeiter können personenbezogene Daten über potenzielle Bewerber hinzufügen. In diesen Fällen wird der potenzielle Bewerber im Zusammenhang mit dieser Datenschutzrichtlinie als Benutzer betrachtet und über die Verarbeitung der Daten informiert.
Die Arten personenbezogener Daten, die gesammelt und verarbeitet werden:
Die Arten der personenbezogenen Daten, die über den Dienst gesammelt werden können, umfassen:
- Namen, E-Mail-Adressen, Bilder und Videos,
- Informationen von Facebook- und LinkedIn-Konten,
- Antworten auf Fragen, die von der Personalabteilung bezüglich akademischer Abschlüsse, Ausbildung und anderer Informationen gestellt werden, die der Benutzer oder andere zur Verfügung gestellt haben.
Nur die Daten, die für den Rekrutierungsprozess relevant sind, werden gesammelt und verarbeitet.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten:
Falls solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten übermittelt werden, wird eine ausdrückliche Zustimmung gemäß Artikel 9(2)(a) DSGVO eingeholt. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bewertung der Eignung für die Position sowie zur Sicherstellung von Nichtdiskriminierung und Barrierefreiheit während des Auswahlprozesses verarbeitet.
Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Der Zweck der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch Teamtailor als Auftragsverarbeiter besteht in der Verwaltung von Bewerbungsverfahren. Personenbezogene Daten, die für zusammenfassende Analysen oder Marktforschung verarbeitet werden, werden stets anonymisiert. Solche anonymisierten Daten können nicht verwendet werden, um einen bestimmten Benutzer zu identifizieren. Daher gelten solche Daten nicht als personenbezogene Daten.
Für die Rekrutierungsprozesse, die Axpo Services AG direkt initiiert und verwaltet:
Axpo Services AG verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, abhängig vom Standort des Bewerbers:
- Für Bewerber mit Wohnsitz in der Schweiz erfolgt die Verarbeitung gemäß den Grundsätzen und Anforderungen des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (revDSG), einschließlich der Grundsätze von Treu und Glauben, Verhältnismäßigkeit und Zweckbindung.
- Für Bewerber mit Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) basiert die Verarbeitung auf:
- Erforderlichkeit zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Artikel 6(1)(b) DSGVO), soweit dies erforderlich ist, um Bewerbungen zu bewerten und Schritte vor dem Abschluss eines Arbeitsvertrags einzuleiten; und
- Berechtigtem Interesse (Artikel 6(1)(f) DSGVO), zur Verwaltung interner Rekrutierungsprozesse und zur Einstellung qualifizierter Kandidaten für Positionen innerhalb der Axpo Services AG.
Im Kontext der Zusammenarbeit mit lokalen Axpo-Gruppengesellschaften bei Rekrutierungsprozessen:
Axpo Services AG verarbeitet personenbezogene Daten als eigenständiger Verantwortlicher, basierend auf:
- Für Bewerber mit Wohnsitz in der Schweiz: Die Verarbeitung erfolgt gemäß den Grundsätzen des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz (revDSG), insbesondere den Grundsätzen von Treu und Glauben, Verhältnismäßigkeit und Zweckbindung.
- Für Bewerber mit Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR): Die Verarbeitung basiert auf:
- Berechtigtem Interesse (Artikel 6(1)(f) DSGVO), um Rekrutierungsprozesse innerhalb der Axpo Gruppe zu unterstützen und zu koordinieren, Konsistenz, betriebliche Effizienz und Qualität bei der Einstellung von Personal sicherzustellen.
Für die zentrale technische Verwaltung und Unterstützung der Teamtailor-Rekrutierungsplattform:
Axpo Services AG verarbeitet begrenzte Kategorien personenbezogener Daten, die notwendig sind, um:
- Die Konfiguration, Wartung und Verfügbarkeit der Plattform für alle Einheiten der Gruppe sicherzustellen.
Die Rechtsgrundlage für diese Tätigkeit ist: - Berechtigtes Interesse (revDSG oder Artikel 6(1)(f) DSGVO, je nach Anwendbarkeit), um die Funktionalität, Kontinuität und Sicherheit der technologischen Infrastruktur zu gewährleisten, die die Rekrutierungsprozesse innerhalb der Axpo Gruppe unterstützt.
Jede lokale Axpo-Gruppengesellschaft:
Jede lokale Axpo-Gruppengesellschaft agiert als eigenständiger Verantwortlicher für die Rekrutierungsprozesse, die mit ihren eigenen Stellenangeboten verbunden sind. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Kontext basiert auf:
- Erforderlichkeit zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Artikel 6(1)(b) DSGVO): Soweit die Verarbeitung erforderlich ist, um Bewerbungen zu bewerten und Schritte vor dem Abschluss eines Arbeitsvertrags einzuleiten; und
- Berechtigtem Interesse (Artikel 6(1)(f) DSGVO): Zur Verwaltung des eigenen Personalbedarfs und zur Sicherstellung, dass Rekrutierungsprozesse effizient und in Übereinstimmung mit den geltenden nationalen Arbeits- und Datenschutzgesetzen durchgeführt werden.
Internationale Datenübertragungen:
Die über die Nutzung dieses Dienstes erhobenen personenbezogenen Daten werden innerhalb der EU/des EWR gespeichert und verarbeitet, in einem Drittland, das von der Europäischen Kommission als ein Land mit einem angemessenen Datenschutzniveau anerkannt wurde, oder durch Dienstleister, die verbindliche Vereinbarungen eingegangen sind, die die Rechtmäßigkeit internationaler Datenübertragungen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen sicherstellen (z. B. durch die Verwendung von Standardvertragsklauseln oder anderen geeigneten Schutzmaßnahmen, die den Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleisten, deren Daten übertragen werden).
Um Dokumentationen zu den geeigneten Schutzmaßnahmen zu erhalten, kontaktieren Sie uns bitte über die im Abschnitt 10 angegebenen Kontaktdaten.
Speicherfrist für Daten:
Wenn ein Benutzer der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten nicht schriftlich widerspricht, speichert und verarbeitet die Teamtailor-Plattform personenbezogene Daten, sofern dies für die in Bezug auf die Teamtailor-Plattform genannten Zwecke als notwendig erachtet wird.
Innerhalb der Axpo-Gesellschaften werden personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt, wie es erforderlich ist, um den Rekrutierungsprozess abzuschließen und rechtliche sowie regulatorische Verpflichtungen zu erfüllen. Standardmäßig werden Bewerberdaten für einen Zeitraum von sechs Monaten nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses gespeichert.
Wenn der Bewerber ausdrücklich zustimmt, für zukünftige Möglichkeiten berücksichtigt zu werden, können seine Daten für einen längeren Zeitraum gespeichert werden – maximal jedoch für zwei Jahre. Die Einwilligung kann jederzeit durch Kontaktaufnahme unter dataprotection@axpo.com widerrufen werden.
3. Rechte der Benutzer
Benutzer haben das Recht, Informationen über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten anzufordern. Dies geschieht durch eine schriftliche Anfrage unter Verwendung der im Abschnitt 10 unten angegebenen Kontaktdaten. Benutzer haben das Recht auf eine (1) Kopie der personenbezogenen Daten, die ihnen gehören, kostenlos. Für zusätzlich angeforderte Kopien hat der Verarbeiter das Recht, eine angemessene Gebühr zu erheben, die auf den Verwaltungskosten der Anfrage basiert.
Benutzer haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, die diesen Benutzer betreffen, zu verlangen, falls erforderlich. Dies erfolgt durch eine schriftliche Anfrage unter Verwendung der im Abschnitt 10 unten angegebenen Kontaktdaten.
Der Benutzer hat das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen und der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen unter bestimmten Bedingungen zu widersprechen.
Der Benutzer hat das Recht, jede erteilte Einwilligung zu widerrufen. Die Ausübung dieses Rechts kann jedoch bedeuten, dass der Benutzer sich nicht auf eine bestimmte Stelle bewerben oder den Dienst anderweitig nutzen kann.
Unter bestimmten Umständen hat der Benutzer das Recht auf Datenübertragbarkeit. Dies bedeutet das Recht, die personenbezogenen Daten zu erhalten und an einen anderen Verarbeiter zu übertragen, solange dies die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigt.
Der Benutzer hat das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Beschwerde über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten einzureichen, wenn der Benutzer der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gegen das rechtliche Rahmenwerk des Datenschutzrechts verstößt.
- Für betroffene Personen in der Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) – https://www.edoeb.admin.ch
- Für betroffene Personen in der EU: Die Datenschutzbehörde des Landes, in dem der Kandidat wohnt, arbeitet oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat.
4. Sicherheit
Teamtailor legt großen Wert auf den Schutz der persönlichen Integrität und arbeitet daher aktiv daran, sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten der Benutzer mit größter Sorgfalt verarbeitet werden. Teamtailor ergreift die Maßnahmen, die vernünftigerweise erwartet werden können, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten der Benutzer und anderer sicher verarbeitet werden und den Datenschutzvorschriften sowie dem rechtlichen Rahmen der EU-DSGVO entsprechen.
Jedoch kann die Übertragung von Informationen über das Internet und mobile Netzwerke niemals völlig risikofrei sein. Daher erfolgen alle Übertragungen auf eigenes Risiko der Person, die die Daten übermittelt. Es ist wichtig, dass Benutzer ebenfalls Verantwortung übernehmen, um sicherzustellen, dass ihre Daten geschützt sind. Es liegt in der Verantwortung der Benutzer, sicherzustellen, dass ihre Anmeldedaten vertraulich bleiben.
5. Übertragung personenbezogener Daten an Dritte
Axpo wird die personenbezogenen Daten der Benutzer weder verkaufen noch anderweitig mit Dritten teilen.
Axpo kann die personenbezogenen Daten der Benutzer an folgende Stellen übertragen:
- Auftragnehmer und Unterauftragnehmer, die als unsere Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter tätig sind, einschließlich solcher, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befinden. In solchen Fällen stellt Axpo sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen zum Schutz der Daten getroffen werden. Dazu gehört der Abschluss von Vereinbarungen mit diesen Anbietern, die Standardvertragsklauseln (SCCs) oder andere Mechanismen enthalten, die gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen genehmigt sind, um die rechtmäßige Übertragung personenbezogener Daten sicherzustellen. Benutzer können weitere Details zu diesen Schutzmaßnahmen anfordern, indem sie Axpo über die im Abschnitt 10 angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.
- Behörden oder Rechtsberater im Falle von mutmaßlichem rechtswidrigem oder missbräuchlichem Verhalten; und
- Behörden, Rechtsberater oder andere Akteure, wenn dies aufgrund von Gesetzen oder behördlichen Anordnungen erforderlich ist.
Axpo wählt Partner sorgfältig aus, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten der Benutzer gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet werden. Axpo arbeitet mit den folgenden Arten von Auftragsverarbeitern:
- Teamtailor, das den Dienst bereitstellt,
- Unternehmen, die Server betreiben und Daten speichern,
- E-Mail-Dienstleister,
- Unternehmen für Videobearbeitung,
- Unternehmen zur Informationsbeschaffung,
- Daten- und Marktanalyseunternehmen sowie andere Unternehmen, die mit der Bereitstellung der Dienste verbunden sind.
Axpo kann personenbezogene Daten der Benutzer an Drittanbieter weitergeben.
6. Aggregierte Daten (Nicht-identifizierbare personenbezogene Daten)
Axpo kann aggregierte Daten mit Dritten teilen. In diesen Fällen stammen die aggregierten Daten aus Informationen, die für die Dienste gesammelt wurden, und können beispielsweise Statistiken über den Internetverkehr oder Standortdaten bei der Nutzung des Dienstes umfassen. Die aggregierten Daten enthalten keine Informationen, die zur Identifizierung einzelner Personen verwendet werden können, und gelten daher nicht als personenbezogene Daten.
7. Cookies
Wenn Benutzer den Dienst nutzen, können Informationen über ihre Nutzung als Cookies gespeichert werden. Cookies sind inaktive Textdateien, die auf dem Gerät des Benutzers, wie einem Computer, Mobiltelefon oder Tablet, gespeichert werden können, wenn die Dienste genutzt werden. Wir verwenden Cookies, um die Nutzung der Dienste durch den Benutzer zu verbessern und Informationen zu sammeln, beispielsweise über die statistische Nutzung der Dienste. Dies dient dazu, den Dienst zu sichern, zu warten und zu verbessern.
Die durch Cookies gesammelten Informationen können in einigen Fällen personenbezogene Daten sein und – in solchen Fällen – unterliegen sie der folgenden Cookie-Richtlinie.
Benutzer können die Verwendung von Cookies jederzeit deaktivieren, indem sie die lokalen Einstellungen auf ihren Geräten ändern. Benutzer haben auch die Möglichkeit, die Verwendung von Cookies über das Cookie-Banner auf der Website zu deaktivieren. Das Deaktivieren von Cookies kann die Benutzererfahrung des Dienstes beeinträchtigen, beispielsweise durch die Deaktivierung bestimmter Funktionen des Dienstes.
8. Änderungen
Wir behalten uns das Recht vor, jederzeit Änderungen oder Ergänzungen an der Datenschutzrichtlinie vorzunehmen. Die aktuellste Version der Datenschutzrichtlinie wird jederzeit über den Dienst verfügbar sein. Eine neue Version gilt als dem Benutzer übermittelt, wenn der Benutzer entweder eine E-Mail mit Informationen über die neue Version erhalten hat (unter Verwendung der E-Mail-Adresse, die der Benutzer im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes angegeben hat) oder wenn der Benutzer anderweitig über die neue Datenschutzrichtlinie informiert wurde.
9. Kontakt
Verwenden Sie die unten angegebenen Kontaktdaten für Fragen, für weitere Informationen über den Umgang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten oder um Axpo in anderen Angelegenheiten zu kontaktieren. Um diese Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten unter: dataprotection@axpo.com.
--- For English speakers ---
Version: July 1, 2025
Privacy Policy for employee search and hiring using Teamtailor:
The services for managing and working with applications and simplifying the recruitment process ("Services") are enabled and provided by Teamtailor platform on behalf of the Axpo Group ("Controller", "we", "us", etc.). The personal data collected using the Teamtailor platform are processed independently by the following data controllers:
- Axpo Services AG acts as an independent data controller for the publication of its own job vacancies, candidate sourcing and pre-selection, and the follow-up of applications.
- Axpo Services AG also acts as an independent data controller for certain vacancies of local Axpo Group entities, insofar as it determines the purposes and means of the processing within its area of responsibility, for the purpose of providing centralized support in personnel recruitment. This role includes the configuration and management of the Teamtailor platform, as well as support activities such as vacancy publication, candidate sourcing and pre-selection, and application tracking.
- Each local entity responsible for a specific vacancy acts as an independent data controller. These entities determine the purposes and mean of the relevant recruitment process and are fully responsible for complying with applicable data protection laws, as well as for responding to data subject rights requests.
A full list of Axpo Group entities is available at:
https://www.axpo.com/group/en/about-us/axpo-group/subsidiaries.html
and in the latest Axpo Holding AG Annual Report:
https://www.axpo.com/annual-report
- Teamtailor AB acts as a data processor on behalf of the Axpo entities, providing the technology platform to manage applications and recruitment processes, insofar as this is necessary to check your application dossier in connection with the position to be filled and, if successful, to prepare for the employment relationship. Teamtailor processes personal data solely on the instructions of the data controllers, pursuant to a data processing agreement in accordance with Article 28 GDPR.
It is important that the individuals who use the Service ("Users") feel safe doing so and are informed about how we use the User's personal information in the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standard of personal data protection. We process, manage, use and use the User's personal data in accordance with this Privacy Policy ("Privacy Policy").
1. General
Teamtailor AB (hereinafter “Teamtailor”) is the data processor for the purposes of the data protection laws currently in force. Where "we" or "us" is mentioned below, we refer to Teamtailor. The User's personal data is processed for the purpose of managing and processing the recruitment of employees for our company.
- Axpo Services AG (based at Parkstrasse 23, 5400 Baden, Switzerland) acts as an independent data controller for the recruitment processes it initiates and manages directly in relation to its own job vacancies. This includes the publication of job offers, candidate evaluation, and decisions regarding employment terms.
- Axpo Services AG may also collaborate with local Axpo Group entities in specific recruitment processes, for example by supporting vacancy publication, candidate screening, or participating in joint interviews. In such cases, each entity involved acts as an independent data controller for the personal data it processes and the decisions it makes. Axpo Services AG remains responsible solely for the data processing and decisions within its own scope of responsibility, while each local entity retains full responsibility for its own assessments and hiring decisions.
Additionally, Axpo Services AG provides centralized technical administration and support for the Teamtailor recruitment platform used by the Axpo Group.
- Each local Axpo Group entity responsible for a specific vacancy acts as an independent data controller for the recruitment process related to that vacancy. This includes defining job requirements, assessing candidates, and determining employment terms. When the process involves collaboration with Axpo Services AG, each party retains its status as an independent data controller for its respective processing activities.
A current list of Axpo Group entities is available at:
https://www.axpo.com/group/en/about-us/axpo-group/subsidiaries.html
and in the most recent Axpo Holding AG Annual Report:
https://www.axpo.com/group/en/investor-relations/annual-results-2024.html
2. Collection of personal data
We are responsible for the processing of the personal data that the user provides to the Services or for the personal data that we collect in other ways with regard to the Services.
When and how do we collect data?
We collect personal information about users when users do the following;
- make an application through the Service or, if they do otherwise, add personal information about themselves or using a third party source such as Facebook or LinkedIn; and
- use the Service to connect with our employees, add personal information about themselves, either by themselves or through the use of a source such as Facebook or LinkedIn;
- provide identifiable data in the chat (provided through the website that uses this service) and such data is relevant to the application process;
We collect data from third parties, such as Facebook, Linkedin, and other publicly available sources. This is referred to as "source evaluation" and can be done manually by our employees or automatically on duty.
In some cases, employees who are already with the company can make recommendations to potential candidates. Such employees will add personal data about such potential applicants, in cases where this is done, the potential applicant will be considered a user in connection with this Privacy Policy and will be informed about the processing of the data.
The types of personal data that are collected and processed.
The types of personal data that may be collected through the Service may be used to identify natural persons based on names, emails, images and videos, information from Facebook and LinkedIn accounts, answers to questions asked by the Human Resources Department regarding academic degrees, education and other information provided by the User or others, identify. Only the data that is relevant to the recruitment process will be collected and processed.
Where such special categories of personal data are submitted, explicit consent will be obtained in accordance with Article 9(2)(a) GDPR, and such data will be processed only for the purpose of assessing suitability for the position and ensuring non-discrimination and accessibility during the selection process.
Purpose and lawfulness of processing.
The purpose of collecting and processing personal data from Teamtailor as data processor is to manage job application procedures. Personal data processed for the purpose of summary analysis or market research will always be anonymized. Such personal information cannot be used to identify a specific user. Therefore, such data is not considered personal data.
- For the recruitment processes it initiates and manages directly in relation to its own job vacancies, Axpo Services AG processes personal data in accordance with the applicable data protection laws, depending on the location of the candidate:
- For candidates located in Switzerland, the processing is carried out in line with the principles and requirements of the Swiss Federal Act on Data Protection (revFADP), including the principles of good faith, proportionality, and purpose limitation.
- For candidates located in the European Economic Area (EEA), the processing is based on: Pre-contractual necessity (Article 6(1)(b) GDPR), insofar as it is required to evaluate applications and take steps prior to entering into an employment contract; and Legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR), in managing internal recruitment processes and hiring qualified candidates for roles within Axpo Services AG.
- In the context of its collaboration with local Axpo Group entities in recruitment processes, Axpo Services AG processes personal data as an independent data controller, based on:
- For candidates located in Switzerland: the processing is carried out in accordance with the principles of the Swiss Federal Act on Data Protection (revFADP), in particular the principles of good faith, proportionality, and purpose limitation.
- For candidates located in the European Economic Area (EEA): the processing is based on Legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR), in supporting and coordinating recruitment processes across the Axpo Group, ensuring consistency, operational efficiency, and quality in the hiring of personnel.
- For its role in the centralized technical administration and support of the Teamtailor recruitment platform, Axpo Services AG processes limited categories of personal data necessary for: Ensuring the configuration, maintenance, and availability of the platform for all entities in the Group. The legal basis for this activity is:
- Legitimate interest (revFADP or Article 6(1)(f) GDPR, as applicable), in guaranteeing the functionality, continuity, and security of the technological infrastructure supporting recruitment processes across the Axpo Group.
- Each local Axpo Group entity acts as an independent data controller for the recruitment processes related to its own vacancies. The processing of personal data in this context is based on:
- Pre-contractual necessity (Article 6(1)(b) GDPR): insofar as the processing is required to evaluate job applications and take steps prior to entering into an employment contract; and
- Legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR): in managing its own workforce needs and ensuring that recruitment processes are conducted efficiently and in accordance with applicable national labour and data protection laws.
International Data Transfers:
The personal data collected through the use of this service will be stored and processed within the EU/EEA, in a third country recognized by the European Commission as providing an adequate level of data protection, or by service providers that have entered into binding agreements ensuring the lawfulness of international data transfers in accordance with applicable data protection laws (e.g., through the use of Standard Contractual Clauses or other appropriate safeguards in place to protect the rights of the data subjects whose data is transferred).To obtain documentation regarding the appropriate safeguards, please contact us using the contact details set out in Section 10.
Data Retention Period:
If a user does not object in writing to the processing of their personal data, Teamtailor platform will store and processed personal data if consider it necessary for the purposes outlined regarding Teamtailor platform.
Within Axpo entities, personal data is retained only for as long as necessary to complete the recruitment process and to comply with legal and regulatory obligations. By default, candidate data is stored for a period of six months following the conclusion of the recruitment process.
If the candidate explicitly consents to being considered for future opportunities, their data may be retained for a longer period — up to a maximum of two years. Consent may be withdrawn at any time by contacting: dataprotection@axpo.com.
3. User rights
Users have the right to request information about the personal data processed by us. This is done by sending a written request using the contact details set out in paragraph 10 below. Users have the right to one (1) copy of the personal data that belongs to them at no cost whatsoever. For copies requested in addition, the Processor has the right to charge a reasonable fee based on the administrative costs of such request.
Users have the right to request the rectification of inaccurate personal data concerning this user, if necessary. This will be done as a written request using the contact details set out in paragraph 10 below.
The user has the right to request the deletion or restriction of processing and to object to the right to processing based on legitimate interests under certain conditions.
The User has the right to withdraw any consent. However, exercising this right may mean that the User will not be able to apply for a particular job or use the Service in any other way.
Under certain circumstances, the user has the right to the portability of the data, which means the right to receive the personal data and to transfer it to another processor, as long as this does not affect the rights and freedoms of others.
The User has the right to lodge a complaint with the supervisory authority regarding the processing of personal data belonging to him or her, if the User believes that the processing of personal data violates the legal framework of data protection law. For data subjects in Switzerland: Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) – https://www.edoeb.admin.ch ; For data subjects in the EU: The data protection authority of the country where the candidate resides or works, or where the alleged violation occurred.
4. Security
Teamtailor prioritises personal integrity and therefore actively work to ensure that users' personal data is processed with the utmost care. Teamtailor takes the measures that can reasonably be expected to ensure that the security of users' and others' personal data is processed securely and in accordance with data protection regulations and the legal framework of the EU GDPR.
However, the transmission of information over the Internet and mobile networks can never be without any risk, so all transmissions are at the own risk of the person transmitting the data. It is important that users also take responsibility to ensure that their data is protected. It is the user's responsibility to ensure that their login information remains confidential.
5. Transfer of personal data to a third party
Axpo will not sell or otherwise share users' personal information with third parties.
Axpo may transfer users' personal data to:
- Contractors and sub-contractors acting as our processors and sub-processors including those located outside the European Economic Area (EEA). In such cases, Axpo ensures that appropriate safeguards are in place to protect the data. This includes entering into agreements with these providers that incorporate standard contractual clauses (SCCs) or other mechanisms approved under applicable data protection laws to ensure the lawful transfer of personal data. Users may request further details on these safeguards by contacting Axpo through the details provided in Section 10.
- authorities or legal advisers in the event of suspected unlawful or abusive conduct; and
- authorities, legal advisors or other actors, if this is necessary for us due to laws or official orders.
Axpo carefully selects partners to ensure that users' personal data is processed in accordance with current data protection laws. Axpo works with the following types of personal data processors; Teamtailor, which provides the service, companies that operate servers and store data; Email forwarding companies, video processing companies, information gathering companies, data and market analysis companies, and other companies related to the provision of the Services.
Axpo may transfer users' personal data to third-party providers.
6. Aggregated Data (Non-Identifiable Personal Data)
Axpo may share aggregated data with third parties. In these cases, the aggregated data has been obtained from information collected for the Services and may consist of, for example, statistics of Internet traffic or location data when using the Service. The aggregated data does not contain any information that can be used to identify individual individuals and is therefore not personal data.
7. Cookies
When users use the service, information about their use may be stored as cookies. Cookies are non-active text files that may be stored on the user's device, such as a computer, mobile phone or tablet when using the Services. We use cookies to improve the user's use of the services and to collect information, for example, about the statistical figures of the use of the services. This is done to secure, maintain, and improve the Service. The information collected by the cookies may in some cases be personal data and – in such cases – is governed by the following Cookie Policy.
Users can disable the use of cookies at any time by changing the local settings on their devices. Users also have the possibility of disabling the use of cookies through the cookie banner on the website. Disabling cookies may affect the user's experience on the Service, for example, by disabling some features of the Service.
8. Changes
We have the right to make changes or additions to the privacy policy at any time. The most current version of the Privacy Policy will be available from the Service at any time. A new version is considered to have been sent to the User when the User has either received an e-mail informing the User of the new version (using the e-mail provided by the User in connection with the use of the Service) or when the User is otherwise informed of the new Privacy Policy.
9. Contact
Use the contact details below for questions, for further information about the approach to the processing of personal data or to contact Axpo on other matters; To exercise these rights, please contact the Data Protection Officer (dataprotection@axpo.com).
